Заказать звонок
Личный кабинет
Строка расхода — самая спорная часть путевого листа. Именно к ней возвращаются при разборе перерасхода, именно её смотрят при проверке, и именно в ней чаще всего обнаруживается, что цифры заполнялись «чтобы сходилось». Разберём, из чего эта строка складывается и как сделать её защитимой.
Материал посвящён исключительно расходу. Состав комплекта документов на горючее — какие вообще нужны бумаги и кто их формирует — разобран отдельно в материале о документах на горючее.
Путаница возникает потому, что в листе соседствуют величины разной природы.
Остаток при выезде — сколько горючего было в баке на начало смены. Величина переходящая: остаток при возврате прошлой смены становится остатком при выезде следующей.
Заправлено за смену — сколько залито. Берётся из реестра операций оператора, а не со слов водителя: это единственное место, где есть внешнее подтверждение.
Остаток при возврате — сколько осталось. Определяется замером или по приборам.
Расход — вычисляемая величина: остаток при выезде плюс заправлено минус остаток при возврате.
Ключевое: расход не вписывается, он считается. Если в листе стоит цифра, не выводимая из трёх остальных, лист внутренне противоречив, и это первое, что заметит проверяющий.
Рядом с фактическим расходом стоит нормативный — вторая величина, вычисляемая независимо, из пробега и нормы. Смысл документа как раз в сопоставлении двух независимо полученных чисел.
Норма расхода — не универсальная константа и не берётся из справочника производителя напрямую.
Она устанавливается приказом руководителя предприятия и может опираться на один из трёх источников: паспортные данные транспортного средства; акт контрольного заезда, проведённого комиссией предприятия в типичных условиях эксплуатации; либо методические рекомендации отраслевого ведомства как ориентир.
Здесь важна точность формулировки, на которой регулярно спотыкаются. Распоряжение Минтранса, которое многие считают обязательным, носит рекомендательный характер — оно может использоваться как методическая основа, но само по себе не устанавливает норму для конкретного предприятия. Норму устанавливает приказ.
К базовой норме применяются поправочные коэффициенты — зимний, городской, за возраст техники, за работу с прицепом, за дорожные условия. Коэффициенты суммируются между собой, а не перемножаются: базовая норма умножается на единицу плюс сумму надбавок. Сезонная часть разобрана подробно в материале о зимних надбавках к норме расхода.
Слабое место всей конструкции: остаток в баке измеряется хуже всего.
По штатному указателю. Самый распространённый и самый неточный способ: погрешность заметная, а на неровной стоянке усиливается. Для сменного учёта годится условно.
Мерной линейкой. Точнее указателя, применяется на технике с доступной горловиной. Требует таблицы соответствия «уровень — объём» для конкретного бака.
По датчику уровня. Наиболее точный вариант, даёт непрерывную картину и показывает резкие падения объёма. Требует установки на каждую единицу — что даёт телеметрия и чего она не даёт, разобрано в материале о GPS и датчике уровня.
«До полного». Приём, снимающий проблему замера: техника всегда заправляется до полного бака, и тогда расход за период равен залитому объёму. Требует дисциплины заправки, зато исключает оценку остатка вовсе.
Последний вариант недооценён. Для парков, где маршруты позволяют, он превращает спорную величину в бесспорную: залитый объём подтверждён реестром оператора, а остаток всегда известен.
Разница между нормой и фактом — нормальное явление. Ненормально её отсутствие: лист, в котором факт месяцами совпадает с нормой до литра, свидетельствует не о точности, а о том, что факт подгоняется.
Порядок работы с разницей:
Задать допустимое отклонение и зафиксировать его во внутреннем документе. Разумный ориентир для большинства парков — в пределах 5%.
Считать разницу за период, а не за смену. На одной смене влияет и погрешность замера, и режим движения. Месяц сглаживает случайное и оставляет системное.
Разделить перерасход и экономию. Систематическая экономия — такой же сигнал, как перерасход: обычно она означает завышенную норму, а не бережливость.
Смотреть на устойчивость. Разовое отклонение объясняется обстоятельствами, повторяющееся требует разбора.
Разбирать по причинам, а не по людям. Изменение маршрута, сезон, состояние техники, стиль движения, потери — прежде чем предполагать злоупотребление. Типовые схемы потерь и их признаки в данных собраны в материале о сливах горючего.
Превышение нормы не запрещено — оно требует подтверждения. Без документального обоснования такой расход не признаётся для целей налогообложения прибыли; формулировка «списывается за счёт чистой прибыли» описывает другое и лучше её не смешивать.
Обоснованием служат:
акт о технической неисправности — неисправность двигателя, топливной аппаратуры, тормозной системы;
служебная записка об изменении маршрута — объезд, дополнительная точка, простой в пробке;
документ об условиях эксплуатации — работа с прицепом, движение по бездорожью, длительная работа на холостом ходу;
акт контрольного заезда — если отклонение устойчиво и норма подлежит пересмотру.
Последний пункт — правильный выход из ситуации, когда перерасход держится месяцами по всей группе техники. Это означает, что неверна норма, а не поведение водителей, и решается она пересмотром, а не разбирательствами.
Расход вписан, а не вычислен. Цифра не выводится из остатков и заправки.
Одометр не заполнен на выезде или возврате. Пробег ничем не подтверждён, нормативный расход не считается.
Заправка записана со слов. Расходится с реестром оператора; сверка вскрывает это сразу.
Остаток при выезде не равен остатку при возврате прошлой смены. Разрыв цепочки, за которым обычно стоит незадокументированная заправка.
Коэффициенты перемножены. Надбавки суммируются; перемножение завышает норму и прячет перерасход.
Лист оформлен не на все дни с заправками. Заправка есть, листа нет — расход не привязан к работе.
Отклонение не объяснено вовсе. Пустая графа при заметной разнице — то, к чему возвращаются при проверке.
Отдельно стоит сказать о том, кто эти ошибки ловит. В большинстве парков путевые листы проверяет тот же человек, который их выписывает, и потому системные ошибки живут годами: собственную привычку заметить невозможно. Дешёвый приём — раз в квартал отдавать выборку из десяти листов человеку из другого подразделения, например из бухгалтерии, с одним вопросом: выводится ли расход из остальных цифр листа. Проверка занимает полчаса и обнаруживает ровно те дефекты, которые потом становятся замечанием при внешней проверке, — разорванную цепочку остатков, незаполненный одометр и графу отклонения, в которой стоит прочерк вместо объяснения.
Нет. Они носят рекомендательный характер и могут использоваться как методическая основа. Норму для конкретного предприятия устанавливает приказ руководителя, который может опираться и на паспортные данные, и на акт контрольного заезда.
Надбавки суммируются, и базовая норма умножается на единицу плюс их сумму. Перемножение коэффициентов завышает норму и маскирует перерасход.
Предприятие устанавливает его само и фиксирует во внутреннем документе; распространённый ориентир — в пределах 5%. Важнее не сама величина, а то, что она задана заранее, а не подбирается по факту.
Скорее всего, неверна норма. Правильный выход — контрольный заезд и пересмотр приказом, а не разбирательство с водителями.
Да, если техника всегда заправляется до полного бака: тогда расход за период равен залитому объёму, подтверждённому реестром оператора, и оценка остатка не нужна.
Получать подтверждённые данные о заправках для путевых листов помогут специалисты ОФПТК: корпоративные топливные карты для юридических лиц, программа «Топливо+», доставка топлива на объект, оптовые поставки нефтепродуктов.
Смежные материалы: документы на горючее и учёт и списание ГСМ в 1С.
