Заказать звонок
Личный кабинет
Переход на безналичный расчёт за горючее закрывает вопрос оплаты, но не закрывает вопрос учёта: данные о заправках появляются в личном кабинете оператора, а проводки нужны в учётной системе предприятия. Между этими двумя точками и находится вся работа. Ниже — из чего она состоит, какие есть способы её выполнить и что чаще всего ломается.
Заблуждение, с которого начинаются почти все сложности: «нужно перенести расходы». На деле переносятся два разных потока, и путать их нельзя.
Приход — поступление горючего. Это факт приобретения: сколько литров какого продукта получено, на какую сумму, по каким документам. Основание — комплект от оператора: реестр операций, накладная или универсальный передаточный документ, счёт-фактура. Горючее приходуется на счёт материалов.
Расход — списание на затраты. Это факт использования: сколько израсходовано, какой техникой, на какие цели. Основание — внутренние документы предприятия: путевые листы, приказ о нормах, акт списания.
Между приходом и расходом всегда есть остаток — горючее в баках и ёмкостях на конец периода. Учёт, в котором приход равен расходу каждый месяц, почти наверняка ведётся неверно: он игнорирует то, что физически находится в баках.
Из этого следует и распределение работы: приход импортируется из данных оператора и почти не требует ручного труда, расход формируется внутри предприятия и автоматизируется хуже. Состав подтверждающих документов подробно разобран в материале о документах на горючее.
Ручной ввод. Оператор кабинета переносит операции руками. Годится только для очень малого парка: трудоёмкость растёт линейно, а вероятность опечатки — вместе с ней.
Выгрузка файлом. Из личного кабинета скачивается реестр за период в табличном формате и загружается в учётную систему обработкой. Самый распространённый вариант: настраивается один раз, дальше занимает минуты в месяц. Требует, чтобы структура файла и правила сопоставления были описаны заранее.
Программный интерфейс. Учётная система обращается к системе оператора напрямую и забирает операции по расписанию. Требует участия специалиста по учётной системе на этапе настройки, дальше работает без человека.
Важная деталь, которую регулярно понимают неправильно: данные о корпоративных операциях не приходят через операторов фискальных данных. ОФД передаёт кассовые чеки в налоговую службу — это отдельный маршрут, к учёту предприятия отношения не имеющий. Корпоративная операция идёт от станции в процессинговый центр оператора, оттуда в личный кабинет и уже из кабинета — в учётную систему. Попытка настроить обмен «через ОФД» приводит к тому, что данные не приходят, а причину ищут месяцами. Общая механика разобрана в материале о принципе работы корпоративной оплаты горючего.
Настройка занимает день и определяет, будет ли учёт сходиться дальше.
Номенклатура. Виды продукта в учётной системе должны соответствовать тем, что приходят от оператора. Если у оператора «ДТ зимнее», а в системе просто «Дизельное топливо», сопоставление придётся делать вручную каждый раз.
Единицы измерения. Приход идёт в литрах, часть расчётов — в тоннах. Коэффициент перевода зависит от плотности продукта и температуры, и он не константа. Правило пересчёта фиксируется в учётной политике.
Справочник техники. Каждая единица заводится с паспортной вместимостью бака и нормой расхода. Вместимость нужна не только для учёта: без неё невозможна проверка «объём операции больше бака».
Соответствие носителей и техники. Идентификатор носителя связывается с единицей техники или с сотрудником — в зависимости от принятой схемы закрепления.
Материально ответственные лица. Кто принимает горючее на учёт и кто отвечает за списание.
Правило округления. Литры приходят с сотыми долями; правило округления должно быть единым, иначе за год накопится расхождение, которое потом никто не объяснит.
Последовательность одинакова независимо от способа обмена.
Шаг 1. Приход. Операции за период загружаются и приходуются на счёт материалов в разрезе видов продукта и, при необходимости, техники.
Шаг 2. Норма. По каждой единице техники рассчитывается нормативный расход: базовая норма, установленная приказом руководителя, скорректированная сезонными и дорожными коэффициентами и умноженная на пробег из путевых листов. Как устанавливается сама норма, разобрано отдельно в материале о расходе в путевом листе.
Шаг 3. Факт. Фактический расход определяется как остаток на начало плюс заправлено минус остаток на конец. Остатки берутся из замеров или из показаний приборов.
Шаг 4. Сопоставление. Норма сравнивается с фактом. Разница в пределах допустимого отклонения списывается как обычные расходы. Превышение требует обоснования — акта, объяснительной, документа о неисправности.
Шаг 5. Списание. Формируется акт, расход относится на затраты соответствующего подразделения.
Ключевой момент четвёртого шага: превышение нормы не запрещено, оно требует обоснования. Без документального обоснования такой расход не признаётся для целей налогообложения прибыли — это не то же самое, что «списать за счёт чистой прибыли», и формулировки лучше не смешивать.
Списание всего прихода в том же месяце. Игнорирует остаток в баках. Учёт формально сходится, фактически неверен, и первая же инвентаризация это покажет.
Норма не утверждена приказом. Расход списывается «по факту», обоснования нормативу нет — типовое замечание при проверке.
Разные единицы в приходе и расходе. Приход в литрах, списание в тоннах без зафиксированного правила пересчёта. Расхождение накапливается незаметно.
Номенклатура не сопоставлена. Каждая загрузка требует ручного разбора, и смысл автоматизации теряется.
Путевые листы не покрывают все дни с заправками. Заправка есть, листа нет — расход не привязан к производственной деятельности. Обнаруживается сверкой реестра с листами.
Четыре проверки, которые стоит выполнять ежемесячно и которые не требуют ничего, кроме уже имеющихся данных.
Приход по учёту против реестра оператора. Суммы и объёмы должны совпадать до копейки и до литра. Расхождение означает либо потерянную операцию, либо задвоенную.
Число заправок против числа строк реестра. Простая проверка полноты загрузки.
Дни с заправками против дней с путевыми листами. Пустые дни — пробел в оформлении.
Остаток по учёту против физического. Раз в квартал — замер в баках и ёмкостях. Расхождение показывает накопленную ошибку в нормах или в правиле округления.
Первая проверка — обязательная, и именно она чаще всего вскрывает, что часть операций не доехала. Организационная сторона регулярной сверки разобрана в материале об операционном контроле остатка и лимитов.
Да, двумя способами: выгрузкой файла из личного кабинета с загрузкой в систему либо обменом по программному интерфейсу. Первый настраивается быстрее, второй работает без участия человека.
Нет. ОФД передаёт кассовые чеки в налоговую службу — это отдельный маршрут. Корпоративные операции идут через процессинговый центр оператора и личный кабинет.
Обосновать документально: акт о неисправности, изменение маршрута, условия эксплуатации. Превышение не запрещено, но без обоснования не признаётся для целей налогообложения прибыли.
Да. Списание всего прихода в том же месяце игнорирует горючее, физически находящееся в баках, и делает учёт неверным при формально сходящихся цифрах.
Ежемесячно при закрытии периода — суммы и объёмы должны совпадать с реестром. Физический замер остатков достаточно делать раз в квартал.
Настроить регулярную выгрузку под учётную систему предприятия помогут специалисты ОФПТК: корпоративные топливные карты для юридических лиц, программа «Топливо+», доставка топлива на объект, оптовые поставки нефтепродуктов.
Смежные материалы: документы на горючее и операционный контроль остатка и лимитов.
