Что такое электронный документооборот

С недавних пор, вместо бумажных носителей многие организации в России стали использовать цифровые документы. Поэтому многие уже перешли на ведение электронного документооборота. 

Если купить корпоративные карты на бензин для ИП и юр.лиц, клиенты получают возможность использовать отчеты по закупке бензина и дизеля в электронном формате. Это удобно и практично, минимизирует риски, существенно оптимизирует работу организации.

Критерии выбора оператора ЭДО

При выборе провайдера электронного документооборота, следует обратить внимание на критерии:

• Количество подключенных компаний. Этот параметр показывает популярность оператора и говорит о качестве его услуг. Большое количество компаний, использующих провайдера, свидетельствует о доверии к его сервисам.
• Роуминг. Убедитесь, что провайдер ЭДО поддерживает обмен документами с контрагентами, подключенными к другим системам. Это обеспечит гибкость и удобство при взаимодействии с партнерами.
• Обмен с международными компаниями. Если ваша организация имеет деловые связи за пределами страны, важно удостовериться, что выбранный провайдер поддерживает международный обмен документами.
• Поддерживаемые форматы документов.  Убедитесь, что оператор ЭДО поддерживает необходимые форматы документов для вашего бизнеса. Это обеспечит совместимость и эффективность процессов обмена информацией.
• Наличие демо-версии. Предварительное ознакомление с системой через демонстрационную версию позволит вам оценить удобство использования и соответствие требованиям, прежде чем принимать окончательное решение.
• Тарифный план. Изучите тарифные планы провайдера и убедитесь, что они соответствуют вашим бизнес-потребностям. Обратите внимание на стоимость услуг и условия оплаты.

Помните, что выбранный оператор должен быть зарегистрирован в реестре операторов ЭДО на сайте ФНС для соответствия требованиям законодательства.

Электронный документооборот, что это и как работает

Под словами “компания осуществляет ЭДО” нужно понимать, что операции с документами, обработка данных, пересылка писем, хранение договоров и соглашений, других отчетностей проводится в электронном формате. В настоящее время существуют следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний;
• с государственными органами.

Схема работы достаточно проста. В ней участвуют отправитель - клиент ЭДО, который создает необходимые бланки, доверенности и другую документацию. Он подписывает их цифровой подписью, отправляет контрагенту.

Тот, в свою очередь, при отсутствии ЭП получает приглашение зарегистрироваться, чтобы также подписывать бумаги в цифровом формате. Также участником этого оборота является контрагент, который получает цифровой бланк, утверждает его, либо отклоняет, указывая причину отказа.

Третья сторона-участник — отправитель, получающий согласованный экземпляр, который подписал контрагент. При необходимости он отправляет бланк:

• на корректировку,
• на исправление,
• генерирует новый бланк.

Плюсы и минусы ЭДО

Преимущества системы ЭДО:

• прозрачная работа с документацией;
• сокращение материальных затрат;
• оптимизация бизнес-процессов;
• упрощение взаимодействия представителей бизнеса с государственными и контролирующими органами;
• безопасность.

Профессиональное ведение ЭДО позволяет освободить менеджеров организации от рутинной работы, так как все этапы оптимизированы. Существенно снижается количество ошибок в цифровых бланках. К тому же, их удобно хранить и искать, используя возможности структурирования документов на ПК.

Электронные подписи в ЭДО

Существуют различные виды электронных подписей (ЭП), которые регламентируются Федеральным законом № 63. В соответствии со статьей 5 этого закона, определены следующие виды ЭП:

Простая электронная подпись

Не требует специальных криптографических технологий. Обычно используется для документов с низким уровнем важности и риска.

Усиленная электронная подпись

Подразделяется на два типа: неквалифицированная и квалифицированная.

Неквалифицированная ЭП обеспечивает больший уровень защиты, чем простая подпись, но не имеет такой же правовой силы, как квалифицированная.

Квалифицированная ЭП более надежная и обладает высоким юридическим статусом. Документы, подписанные квалифицированной ЭП, приравниваются по правовой силе к собственноручно завизированным бумажным вариантам.

Она содержит зашифрованный шифр, записанный на электронный носитель (токен), который не только удостоверяет отправителя документа, но и гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

Только документы, подписанные квалифицированной ЭП, признаются полностью равноценными бумажным версиям, заверенным личной подписью. В то время как у других видов ЭП могут быть определенные ограничения и особенности.

Особенности квалифицированной электронной подписи

Безопасность квалифицированной ЭП обеспечивается следующими мерами:

• Технология контролируется Федеральной службой безопасности, которая сертифицирует программное обеспечение и устанавливает строгую структуру сертификата ЭДО.
• Подпись может быть выдана только аккредитованным Удостоверяющим центром Минцифры.
• ЭП работает только совместно с Средством криптографической защиты информации (СКЗИ).
• Позволяет получателю проверить личность и время подписания документа, а также обеспечивает целостность информации, что исключает возможность фальсификации. СКЗИ осуществляет проверку соответствия данных в документе и в файле подписи. Если данные совпадают, это подтверждает отсутствие изменений после подписания.

Мы разобрали, что такое ЭДО и как это работает. Отметим: такая система подойдет для представителей среднего и малого бизнеса, потому что её использование удобно и практично при оптовых закупках топлива и обслуживании на АЗС автопарка компании.