Что такое электронный документооборот

С недавних пор, вместо бумажных носителей многие организации Санкт-Петербурга и других регионов РФ стали использовать цифровые документы. Поэтому многие уже перешли на удобный электронный формат документооборота. Прежде, чем выбрать оператора ЭДО, которых немало, нужно понять принцип работы.

Электронный документооборот, что это и как работает

Под словами “компания осуществляет ЭДО” нужно понимать, что операции с документами, обработка данных, пересылка писем, хранение договоров и соглашений, других отчетностей проводится в электронном формате. В настоящее время существуют следующие виды электронного документооборота:

• внутренний ЭДО;
• внешний;
• с государственными органами.

Схема работы достаточно проста. В ней участвуют отправитель - клиент ЭДО, который создает необходимые бланки, доверенности и другую документацию. Он подписывает их цифровой подписью, отправляет контрагенту.
Тот, в свою очередь, при отсутствии ЭП получает приглашение зарегистрироваться, чтобы также подписывать бумаги в цифровом формате. Также участником этого оборота является контрагент, который получает цифровой бланк, утверждает его, либо отклоняет, указывая причину отказа.
Третья сторона-участник — отправитель, получающий согласованный экземпляр, который подписал контрагент. При необходимости он отправляет бланк:

• на корректировку,
• исправление,
• генерирует новый бланк.

Плюсы и минусы ЭДО

Преимущества системы ЭДО:

• прозрачная работа с документацией;
• сокращение материальных затрат;
• оптимизация бизнес-процессов;
• упрощение взаимодействия представителей бизнеса с государственными и контролирующими органами;
• безопасность.

Профессиональное ведение электронного документооборота позволяет освободить менеджеров организации от рутинной работы, так как все этапы оптимизированы. Существенно снижается количество ошибок в цифровых бланках. К тому же, их удобно хранить и искать, используя возможности структурирования документов на ПК.
Если купить топливные карты, клиенты получают возможность использовать отчеты по закупке бензина и дизеля в электронном формате. Это удобно и практично, минимизирует риски, существенно оптимизирует работу организации.
Мы разобрали, что такое ЭДО и как это работает. Отметим: такая система подойдет для представителей среднего и малого бизнеса, потому что её использование удобно и практично при оптовых закупках топлива и обслуживании на АЗС автопарка компании.