Заказать звонок
Личный кабинет
С 1 сентября 2026 года значительная часть документов, сопровождающих перевозку груза, должна оформляться в электронном виде. Для транспортной компании это не просто замена бумаги файлом: меняются порядок подписания, обмен с контрагентами, контроль статусов и хранение документов. Если начать подготовку после первой сорванной отгрузки, цена перехода окажется выше — от задержки оплаты до простоя автомобиля. Для дальнейшей автоматизации эти данные можно сопоставить с GPS-телематикой и операциями по топливным картам.
Разберём, какие документы затронуты, как работает ГИС ЭПД и что нужно проверить перевозчику до запуска.
По разъяснениям Минтранса России, с 1 сентября 2026 года в электронном виде формируются транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильных перевозках, железнодорожные транспортные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках и экспедиторские документы. Основание — Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.
Для автомобильного перевозчика главное изменение — обязательная электронная транспортная накладная, или ЭТрН. Именно она подтверждает заключение договора перевозки груза. Заказ и заявка на перевозку также переходят в электронный формат, если используются в конкретной схеме работы.
При этом электронный путевой лист не становится безусловно обязательным для всех. Путевой лист по-прежнему можно оформить на бумаге или в электронном виде. Но если компания выбирает электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД. Это важное различие: транспортная накладная с 1 сентября должна быть электронной, а форма путевого листа зависит от выбранного компанией процесса.
Для отдельных ситуаций предусмотрены исключения, при которых допускается бумажное оформление. Их необходимо проверять по актуальным приказам Минтранса применительно к конкретной перевозке, а не считать универсальным способом остаться на бумаге.
Компания не загружает документы непосредственно в государственную систему вручную. Работа ведётся через оператора информационной системы электронных перевозочных документов — оператора ИС ЭПД.
Схема выглядит так:
ФНС ведёт официальный реестр операторов ИС ЭПД и публикует сведения о поддерживаемых форматах и роуминге. При выборе важно проверить не только тариф, но и обмен с операторами ваших основных клиентов: отсутствие настроенного роуминга способно остановить уже подготовленный процесс.
Ошибка — поручить проект только бухгалтерии или IT-отделу. Электронная накладная проходит через несколько ролей, поэтому подготовка должна охватывать весь маршрут документа.
Если хотя бы одно звено не готово, электронный документ зависает. Например, водитель не может подписать титул, грузополучатель не видит документ у своего оператора, а бухгалтерия не получает основание для оплаты.
1. Проведите аудит документов и маршрутов
Составьте список типов перевозок, клиентов и документов, которые используются сейчас. Отдельно отметьте собственные перевозки между подразделениями, работу с экспедитором, привлечённых перевозчиков и нестандартные схемы с несколькими пунктами погрузки.
Результат аудита — таблица «сценарий перевозки → обязательный документ → кто создаёт → кто подписывает → где хранится». Она покажет, какие процессы действительно нужно менять.
2. Выберите оператора ИС ЭПД
Проверьте оператора в реестре ФНС. Запросите список реализованных форматов, возможности роуминга, мобильное приложение для водителей, API, архив, техническую поддержку и режим работы при слабом интернете.
Полезно провести тест не только внутри своей компании, но и с двумя-тремя реальными контрагентами, которые используют разных операторов.
3. Подготовьте электронные подписи и доверенности
Определите, кто и какие титулы подписывает. Проверьте квалифицированные электронные подписи руководителей и уполномоченных сотрудников, машиночитаемые доверенности и порядок применения подписи водителем.
Не выдавайте один общий доступ диспетчерам или водителям. Идентификация подписанта должна быть персональной, а права — соответствовать его роли.
4. Настройте учётную систему и справочники
Даже без глубокой интеграции важно привести в порядок реквизиты организаций, адреса, данные автомобилей, водителей и договоров. Ошибка в справочнике будет повторяться в каждом документе.
Для большого потока перевозок имеет смысл интеграция с TMS, ERP или 1С: заказ создаётся один раз, данные переходят в ЭТрН автоматически, а статус возвращается в учётную систему без ручного копирования.
5. Проведите пилот и обучение
Выберите один маршрут и ограниченную группу сотрудников. Пройдите весь цикл: заказ, оформление накладной, подписание при погрузке, действия водителя, приёмка и архив.
Зафиксируйте типовые ошибки в коротких инструкциях. Для водителя лучше подготовить сценарий на одну страницу: что открыть, что проверить, когда подписать и кому звонить, если документ не отображается.
6. Назначьте дату запуска и резервный регламент
Определите момент, после которого новые перевозки оформляются по новой схеме. Назначьте ответственных за поддержку в первые недели и установите контрольные показатели: доля документов без ручных исправлений, время оформления, количество зависших титулов.
Резервный регламент должен учитывать только законные исключения и технические сбои. Он не должен превращаться в постоянное параллельное ведение бумаги и электронных документов.
Электронный транспортный документооборот даёт точное время и точки начала и завершения рейса. Если сопоставить эти данные с операциями по топливным картам и телематикой, компания получает более точную аналитику по каждому заказу: пробег, объём заправок, расход и стоимость перевозки.
Например, заправку можно автоматически отнести к конкретному рейсу, а отклонение от маршрута — проверить вместе с данными ЭТрН. Так переход на ЭПД становится не только обязательным изменением, но и основой для расчёта фактической себестоимости.
За месяц до перехода полезно провести сквозную репетицию на реальном маршруте без влияния на отгрузку. Команда создаёт документ в учётной системе, передаёт его оператору, проверяет подписи всех участников, корректировку, аннулирование, повторную отправку и получение статуса. Отдельно моделируют отсутствие связи, замену водителя, изменение автомобиля и отказ контрагента подписывать документ.
Результат репетиции оформляют как перечень разрывов с владельцами и сроками. Критичными считаются ошибки, которые не позволяют выпустить машину, подтвердить сдачу груза или сформировать основание для оплаты. Не критичные замечания — неудобный интерфейс, лишний ручной шаг, задержка отчёта — устраняют по очереди после запуска. Такой приоритет защищает дату перехода от бесконечной доработки и одновременно не маскирует операционные риски.
Переход на ЭПД начинается не с покупки программы, а с описания реального процесса перевозки. Перевозчику нужно выбрать оператора, распределить роли, подготовить подписи, проверить справочники и пройти пилот с контрагентами. Чем раньше компания отработает полный цикл, тем меньше риск задержать груз или оплату после обязательного перехода.
А данные из электронных перевозочных документов можно связать с отчётами по топливным картам для юридических лиц, чтобы считать затраты не только по автомобилю, но и по каждому рейсу.
Обязательно ли переводить путевой лист в электронный вид?
Нет. Согласно разъяснениям Минтранса, путевой лист может быть бумажным или электронным. Если он сформирован электронно, его направляют в ГИС ЭПД.
Можно ли работать через обычного оператора ЭДО?
Для передачи документов в ГИС ЭПД нужен оператор ИС ЭПД, включённый в официальный реестр. Один поставщик может одновременно оказывать услуги обычного ЭДО и транспортного ЭДО, но соответствующую возможность нужно проверить.
Что проверить у контрагентов?
Оператора, готовность к обмену, роли подписантов, наличие роуминга и правила исправления документа. Лучше согласовать это до назначения первой электронной перевозки.
С чего начинать небольшой компании?
С аудита двух-трёх типовых маршрутов и пилота в веб-интерфейсе оператора. Интеграцию с учётной системой можно подключить позже, когда процесс уже отработан.
